1390

---

I. А. ПЕТРОВА,

кандидат технічних наук, доцент, начальник кафедри економічної безпеки навчально-наукового інституту підготовки фахівців кримінальної міліції Харківського національного університету внутрішніх справ,

В. В. МАРКОВ,

кандидат юридичних наук, в.о. заступника начальника з навчальної та методичної роботи навчально-наукового інституту підготовки фахівців кримінальної міліції Харківського національного університету внутрішніх справ,

В. П. ЧУПАНДІН,

начальник відділу внутрішньої безпеки в Полтавській області Служби внутрішньої безпеки ГУБОЗМВС України

УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ - ВАЖЛИВИЙ ФАКТОР УСПІХУ КЕРІВНИКА

Розглянуто особливості використання техніки самоменеджменту, яка дозволяє керівнику вирішувати проблему управління часом на основі останніх досягнень науки. Визначено, що центральною складовою самоменеджменту є інформація й комунікації, навколо яких постійно обертаються всі інші функції.

На сьогодні головним стандартом керівника є знання справи, вміння керувати та досягати поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й навіть освіти. Якщо ретельно розглянути ці навички, то виявляється, що їх не можна реалізувати без правильної організації свого часу та робочого дня.

У своїй роботі керівник використовує різні ресурси: сировинні, фінансові, інформаційні, людські. Поряд із ними завжди присутній та-кий ресурс, як час. Оскільки ж керівник завжди знаходиться у трьох вимірах - минулому, сьогоденні та майбутньому, то для успішної робо­ти йому необхідно вміти керувати часом. Час -незворотний, його не можна накопичити, збі­льшити чи передати, він минає безповоротно. Це вимагає від керівника знання та вміння ви­кор

истовувати різні методи для оптимального використання часу. Таким чином, можна стверджувати, що успіх керівника залежить не тільки від матеріально-економічних чинників, а й від того, як він розпоряджається найбільш цінним ресурсом - часом. Для більшості керів­ників це становить значну проблему.

Для того, щоб зрозуміти всю глибину про­блеми, необхідно з'ясувати причини дефіциту часу, які можна згрупувати наступним чином.

1. Постійна поспішність, через яку керів­ник не встигає навіть зосередитись на завдан­ня, які вирішує у даний момент. Як наслідок, він не шукає інших способів вирішення завдань, ніж той, що знайдений першим.

Накопичення робіт, через яке керівник починає займатись різними дрібними та не дуже важливими справами. У нього відсутній чіткий розподіл робіт за ступенем важливості, такий керівник не проводить аналіз основних та перспективних питань.

Постійне доопрацювання матеріалів вдома, коли час, призначений на відпочинок, витрачається на роботу, накопичується втома, яка відбивається на подальшій працездатності і зрештою призводить до погіршення здоров'я.

Перевтома, яка є наслідком тривалої ро­боти в умовах великого навантаження та дефіциту часу.

Метушливість є результатом поганої ор­ганізації дня, а також залежить від імпульсив­ності та індивідуальних особливостей людини.

Неспланованість роботи не тільки через стиль життя самого керівника, але й через не­доліки загального підходу до організації про­цесу в даній установі.

Слабка мотивація праці, наслідком якої є низька продуктивність і хронічна нестача часу.

Практика показує, що для вирішення багатьох проблем керівникові слід провести інвентаризацію робочого часу за декілька робочих днів, а після цього проаналізувати свій робочий стиль та виявити причини дефіциту часу. Симптомами часової проблеми є наступні ознаки:

відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день, коли керівник не знає, що йому необхідно виконати сьогодні і які справи є пешочерговими;

секретар (помічник) не в курсі справ свого шефа;

несвоєчасність відповіді на ділові листи;

робота над діловими паперами вдома че­рез нестачу часу протягом робочого дня;

безперервні перешкоди в роботі через часті телефонні дзвінки та питання відвідувачів, коли керівник намагається спілкуватися з усіма сам;

постійне виконання завдань самостійно без залучення своїх підлеглих, частково через переконання, що самостійно він зробить краще і так буде надійніше;

скупчення рутинних справ, вирішуючи які, керівник потопає у дрібницях;

квапливість у виконанні завдань з боку вищого керівництва, що викликана несвоєчасним початком робіт над ними.

Проводячи інвентаризацію часу, необхідно:

Проаналізувати використання часу, а саме всі види діяльності, в яких брав участь керівник. При цьому можна аналізувати сильні чи слабкі сторони і розглядати позиції з позитивної або негативної точки зору. Рекомендується використовувати таблиці аналізу видів діяльності та витрат часу, а також лист денних перешкод.

Проаналізувати часові втрати. Для чого необхідно пригадати весь робочий день и зро­зуміти, на що було витрачено часу більше, ніж потрібно для вирішення задачі. Тільки за таких умов можна зрозуміти, які часові помилки було допущено.

З'ясувати «поглиначі» часу через визначення причин непродуктивних його витрат, використовуючи техніку самоменеджменту.

Техніка самоменджменту дозволяє керівни­кові вирішувати проблему управління часом на основі наукових досягнень. При цьому керів­ник дотримується певних правил і реалізує ряд функцій. Починається робота з постановки ме­ти, яка об'єднує аналіз та формування особис­тих цілей. Постановка мети є процесом, пов'язаним із часом, оскільки впродовж діяльності організації дії на нього різних факторів зміню­ються, що приводить до необхідності уточнен­ня або зміни. Для досягнення успіху необхідно правильно вибрати мету, користуючись різни­ми технологіями, до яких можна віднести ситуаційний аналіз та аналіз «мета-засіб». При цьому слід пам'ятати, що знання своєї слабкості означає зміцнення своїх сильних сторін. При постановці цілей заключним етапом є їх формулювання, коли встановлюються строки та визначаються результати.

Наступним кроком є планування, яке означає підготовку до реалізації мети та упорядкування часу. Воно завжди дозволяє зекономити час у цілому, хоча на планування витрачається час. Так, витрачені на планування 10 хвилин дозволяють зекономити до 2 годин. Для планування часу необхідно чітко уявляти бюджет часу та сукупність завдань. У цьому випадку керівник зможе доручати виконання частини завдань своїм підлеглим і тим самим зменшувати їх кількість.

При плануванні часу дотримуються визначених правил.

під час складання плану дня рекомендується 40 % часу залишати вільними (для непередбачених та спонтанних завдань);

документувати витрачений час, при цьому відмічати, як і на що його було витрачено. Це допомагає керівникові постійно мати уявлення щодо витрат свого часу;

зведення всіх завдань у єдине ціле - план дій з урахуванням терміну їх реалізації;

регулярність - системність - послідовність;

реалістичність планування спирається на планування лише того обсягу робіт, який можна виконати при нормальному напруженні.

У самоменджменті найважливішим інструментом є щоденник часу, який одночасно є календарем-пам'яткою та записною книжкою. Це гарний інструмент планування, довідник та інструмент контролю.

Поряд із плануванням реалізується функція прийняття рішень, яка дозволяє встановити пріоритетність - обрати першочергові справи і завдання. Це важливо тому, що більшість керівників прагнуть відразу виконувати великий обсяг робіт, спрямовують свої зусилля на окремі несуттєві справи, які їм здаються необхідними. У такому випадку до кінця дня керів­ник робить висновок, що за день зроблено ду­же багато, але головні завдання залишились не вирішеними. Для усунення цього необхідне ранжирування завдань.

Порядок справ можна визначити за допомо­гою ряду методів. Так, наприклад, один із методів базується на принципі Паретто (співвідношення 80:20) - це означає, що за перші 20 % часу досягається 80 % результатів, а інші 80 % часу приносять лише 20 % загального результату.

Метод із встановленням пріоритетів за до­помогою аналізу «АБВ» базується на тому, що частки у відсотках більш важливих та менш важливих справ в сумі залишаються незмінни­ми, а за допомогою літер «А», «Б» та «В» справи поділяються за їх важливістю. Найважливіші справи («А») становлять близько 15 % всієї кількості, а їх внесок у загальну справу становить до 65 %, відповідно на важливі справи («Б») припадає 20 %, їх внесок у загальну справу 20 %, кількість неважливих справ («В») становить до 65 %, а їх внесок у загальну справу - близько 15 %. Завдання категорії «А» керівник має виконувати самостійно, категорії «Б» частково можуть доручатись підлеглим, категорії «В» - виконуються підлеглими.

Методом прискореного аналізу за принци­пом Ейзенхауера розподіляються завдання, коли треба негайно визначити, яке завдання є першочерговим. Використовуються такі кри­терії, як терміновість та важливість справи. За цим методом можна суттєво підвищити проду­ктивність та результативність.

Усі ці методи реалізуються із використанням процесу делегування, коли повноваження й відповідальність за виконання завдань пере-даються підлеглому; при цьому керівник зав­жди залишає за собою відповідальність за ке­рівництво. Такі повноваження не можуть бути делеговані. Делегування допомагає керівнику здійснювати свої функції, оскільки:

вивільняється час для вирішення більш важливих та складних завдань;

активніше використовуються професійні знання та навички підлеглих;

стимулюється розкриття здібностей, самостійності та компетентності працівників колективу;

здійснюється позитивний вплив на моти­вацію праці співробітників.

Процес делегування вимагає дотримання ряду правил, нехтування якими не тільки ускладнює цей процес, а й знижують його ефективність, затягує реалізацію у часі і зрештою може призвести до неправильного вирішення завдання. До цих правил можна віднести:

підбір придатних працівників;

розподіл сфери відповідальності;

координування виконання переданих завдань;

стимулювання та консультування підлеглих;

здійснення контролю робочого процесу та результатів;

цінювання своїх співробітників;

усунення спроб зворотного або послідов­ного делегування.

Проблема управління часом постає також і під час реалізації намічених планів, коли скла-дається розклад робочого дня та організується трудовий процес з метою досягнення поставлених цілей. Організація робочого дня має відповідати основному принципу: «Робота повинна підпорядковуватись мені, а не навпаки». Існують правила, які дозволяють розподілити робочий час та зусилля на виконання завдань протягом дня.

Розпочинати робочий день необхідно із по­зитивним настроєм. Починати роботу слід по можливості в один і той самий час із перевірки плану дня і спочатку виконувати ключові завдання (вони є найскладнішими та найважли­вішими), які треба розпочинати без вагань.

Протягом дня слід впливати на фіксацію строків, уникати дій, що викликають зворотну реакцію, та відхиляти невідкладні проблеми, які виникають додатково, а також уникати незапланованих імпульсивних дій. Для підтрим­ки працездатності необхідно робити паузи та дотримуватись розміреного темпу, використо­вуючи проміжки часу та викроюючи спокійний час. Невеличкі однорідні завдання необхідно виконувати серіями, контролюючи час і плани, раціонально закінчувати розпочате.

Наприкінці робочого дня необхідно завер­шити справи, здійснюючи контроль за резуль­татами та самоконтроль, скласти план на наступний день - і йти додому з гарним настроєм. Необхідно пам'ятати, що кожний день повинен мати свою кульмінацію. Слід враховувати, що трудова активність людей за-лежить від їх психічних та фізіологічних особ­ливостей, і тому пік працездатності може при­падати на різні періоди дня.

Відомо, що контроль за результатами слугує поліпшенню, а в результаті - оптимізації трудового процесу. Він дозволяє осмислити фізичний стан, порівняти заплановане з досяг­нутим, провести корегування за встановленими відхиленнями. Необхідно регулярно, через рів­ні проміжки часу перевіряти свої плани та ор­ганізацію праці, аналізувати свою діяльність та свій час, а також складати перелік денних пе­решкод. Контроль за результатами праці завжди має проводитись після виконання завдання.

Центральною складовою самоменеджменту є інформація та комунікації, навколо яких постійно обертаються інші функції. Керівник постійно стикається з потоком інформації, яку необхідно переробити, причому переробити треба значно більше інформації, ніж це необхідно. Раціональний підхід до володіння інфо­рмацією дозволить керівникові заощаджувати свій час. Перше місце реалізації цього завдання посідає раціональне читання. Воно базується на тому, що перед читанням матеріалу керів­ник має відібрати те, що йому необхідно виходячи з того, яку інформацію він хоче отримати.

Список використаної літератури

Кричевский Р. Л. Если вы руководитель… / Р. Л. Кричевский. - М. : Дело, 1996. - 352 c.

Ладанов И. Д. Практический менеджмент / И. Д. Ладанов. - М. : Элник, 1995. - 496 с.

Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках / Л. Зайверт. - М. : Интерэксперт, 1995. - 268 с.